Alles Wichtige zu E-Rechnung, KoSIT, ZUGFeRD und Datenschutz.

BelegAmpel ist ein browserbasierter Eingangsrechnungs-Check mit E-Mail-Zugang und Paketverwaltung. Die App liest Rechnungen im Browser, extrahiert Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Empfänger, Beträge, Steuer und Format-Hinweise und zeigt ein Ampelergebnis mit nächsten Schritten an. Ziel ist nicht ein großes Desktop-Toolkit, sondern eine schnelle, nachvollziehbare Entscheidung vor Buchhaltung oder Kanzlei.

Nein. Die Datei wird über die File-API des Browsers lokal geöffnet. Die Analyse läuft im JavaScript der geöffneten Webseite auf deinem Gerät. Die Originaldatei und der XML-Inhalt werden nicht an BelegAmpel gesendet. Im lokalen Archiv werden nur extrahierte Rechnungsdaten, Prüfergebnis, Dateiname, Dateigröße, Importzeit und SHA-256-Hash gespeichert. Mit “Archiv leeren” entfernst du diese lokalen Daten aus dem Browser-Speicher.

Ein einfaches PDF ist keine strukturierte E-Rechnung, weil es keine automatische elektronische Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht. Nach den BMF-FAQ liegt seit dem 1. Januar 2025 eine E-Rechnung nur vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Übliche Formate sind XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X ab den geeigneten Profilen.

XRechnung ist ein XML-basiertes E-Rechnungsformat, das besonders im öffentlichen Bereich verbreitet ist und auf der europäischen Norm EN 16931 basiert. BelegAmpel erkennt typische XRechnung-UBL- und CII-Strukturen und prüft zentrale Pflicht- und Plausibilitätsfelder.

ZUGFeRD/Factur-X ist ein hybrides Format: Es kombiniert ein für Menschen lesbares PDF mit strukturierten XML-Rechnungsdaten. BelegAmpel kann XML direkt prüfen, bei PDF-Dateien eingebettete XML-Anhänge aus PDF/A-3 auslesen und zentrale XML-Werte mit dem sichtbaren PDF-Text vergleichen. Die Datei bleibt dabei im Browser.

Grün bedeutet: Die wichtigsten Daten wirken plausibel. Gelb bedeutet: Es gibt Hinweise, die geprüft werden sollten, etwa fehlende Fälligkeit oder unklare BuyerReference. Rot bedeutet: Kritische Informationen fehlen oder Summen passen nicht zusammen.

Grün heißt: Originaldatei unverändert ablegen, Prüfbericht oder Prüfprotokoll exportieren und die Rechnung in den Buchhaltungsprozess geben. Gelb heißt: Auffälligkeiten dokumentieren und vor dem Buchen klären, etwa Währung, Fälligkeit, Leitweg-ID oder Formatprofil. Rot heißt: nicht blind durchbuchen, sondern korrigierte E-Rechnung vom Lieferanten anfordern oder die fachliche Freigabe der Steuerkanzlei einholen.

Zu jeder Prüfung kann eine Steuerberater-Notiz erzeugt werden. Sie enthält Dateiname, Hashwert, erkannte Rechnungsdaten, Ampelstatus, Auffälligkeiten und konkrete Fragen an die Kanzlei. Das ist bewusst keine Steuerberatung, sondern eine saubere Übergabe: Was wurde technisch erkannt, was ist auffällig und welche Entscheidung wird benötigt.

Nein. BelegAmpel ist eine lokale technische Basisprüfung mit echter XML- und PDF/A-3-Anhangextraktion. Eine offizielle KoSIT-/Schematron- Validierung benötigt einen separaten Validator-Worker mit Java und der jeweils aktuellen XRechnung-Konfiguration. Dieser Worker läuft getrennt vom einfachen IONOS-SFTP-Webhosting auf einem Java-fähigen VPS.

Die App ist mit einem externen KoSIT-Worker verbunden und kann das Ergebnis in der Ampel anzeigen. Der Worker läuft getrennt vom IONOS- Webhosting auf einem Java-fähigen VPS. Die offizielle Prüfung startet erst nach Bestätigung, weil dafür das extrahierte XML temporär an den Validator übertragen wird. Zusätzlich läuft KoSIT nur, wenn die App selbst per HTTPS geladen wurde. Ohne Bestätigung oder HTTPS bleibt es bei der lokalen EN16931-Basisprüfung.

Bei einer ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF sucht BelegAmpel zuerst das eingebettete Rechnungs-XML. Danach wird der sichtbare PDF-Text im Browser extrahiert. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlbetrag, Lieferant und - wenn vorhanden - IBAN werden mit den XML-Werten verglichen. Das ist ein praxisnaher Warnhinweis, aber kein pixelgenauer rechtlicher Rendering-Abgleich.

Desktop-Toolkits können tiefer in Stammdaten, Rechnungseingangsbücher, Archivierung und vollständige Validierungsprozesse gehen. BelegAmpel setzt bewusst früher und leichter an: ohne Installation, mit lokalem Browser-Check, Ampel, Prüfprotokoll und Steuerberater-Notiz. Das ist sinnvoll, wenn kleine Unternehmen schnell wissen wollen, ob eine Eingangsrechnung akzeptabel wirkt oder vor dem Buchen geklärt werden muss.

Das Prüfprotokoll ist ein lokaler Export mit Hashwert, Importzeit, Dateiname, extrahierten Rechnungsdaten und Prüfergebnis. Es ist ein Nachweis- und Übergabeprotokoll, aber keine revisionssichere Langzeitarchivierung.

BelegAmpel erzeugt eine neutrale Kanzlei-CSV. Sie enthält zentrale Rechnungsdaten wie Datum, Rechnungsnummer, Lieferant, Kunde, Betrag, Steuer, Währung, Status und Empfehlung. Sie ist eine Übergabehilfe, kein garantierter Direktimport in ein bestimmtes Buchhaltungssystem.

Geplant sind drei Pakete: Einzelprüfung für 4,99 EUR, 20 Prüfungen für 19,99 EUR und ein Business-Paket für 49,99 EUR pro Monat.

Für die Paywall reicht eine E-Mail-Adresse. BelegAmpel fragt keine weiteren Kundendaten ab. Login und Paketstatus werden serverseitig verwaltet, damit der Zugang auch geräteübergreifend funktioniert und Zahlungen per Webhook freigeschaltet werden können.